FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION: ETAPAS DE DIRECCIÓN Y CONTROL

TOMA DE DECISIONES

Al tomar una decisión es necesario:

· Definir el problema: Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.

· Analizar el problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

· Evaluar las alternativas: Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevar acabo de acuerdo con el marco especifico de la organización.

· Elegir entre alternativas: Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la más idónea para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios.

· Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.

INTEGRACIÓN.

La integración comprende 4 etapas.

· Reclutamiento: Obtención de los candidatos para ocupar los puestos de la empresa.

· Selección: Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto, de acuerdo con los requerimientos del mismo.

· Introducción o inducción: Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.

· Capacitación y desarrollo: Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su máxima eficiencia.

MOTIVACIÓN.

La motivación es la labor más importante de la dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias:

Teorías del contenido

Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta; han sido las de mayor difusión, por ello se les llama también teorías tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos.

Motivación de grupo: Diversos autores establecen que, para motivar a un grupo, es necesario considerar ciertos factores tales como:

Espíritu de equipo: El sentir identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad del empleado.

Identificación con los objetivos de la empresa: El coordinar los intereses de grupo con los individuales, y todos con los de la organización, motivara al grupo, ya que este se auto realizara con la obtención de los objetivos específicos.

Practicar la administración por participación: Lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participación activa en las decisiones.

Establecimiento de relaciones humanas adecuadas: La implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización dentro de la empresa promueven la eficiencia del personal.

Eliminación de prácticas no motivadoras: Para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las siguientes prácticas:

Control excesivo.
Poca consideración a la competencia.
Decisiones rígidas.
No tomar en cuenta los conflictos.
Cambios súbitos.

COMUNICACIÓN

La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social. De tal manera vista la comunicación en una empresa comprende múltiples interacciones que abarcan desde conversaciones telefónicas informales hasta los sistemas de información más complicados su importancia es tal que algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que transmiten y reciben información en una organización.

LA SUPERVISION

La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. Este término se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores aunque todo administrador, en mayor o menor grado, lleva a cabo esta función; por esto, de acuerdo con el criterio personal de las autores, se considera la supervisión, el liderazgo y los estilos de gerenciales, como sinónimos, aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.

En esta función confluyen todas las etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:

· La productividad del personal para lograr los objetivos.

· La observancia de la comunicación.

· La relación entre jefe-subordinado.

· La corrección de errores.

· La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

ESTILOS DE LIDERAZGO

El líder autócrata: Un líder autócrata asume toda la responsabilidad de la toma de decisiones, inicia las acciones, dirige, motiva y controla al subalterno.

El líder participativo: Cuando un líder adopta el estilo participativo, utiliza la consulta, para practicar el liderazgo. No delega su derecho a tomar decisiones finales y señala directrices específicas a sus subalternos pero consulta sus ideas y opiniones sobre muchas decisiones que les incumben.

Líder liberal: Mediante este estilo de liderazgo, el líder delega en sus subalternos la autoridad para tomar decisiones Puede decir a sus seguidores "aquí hay un trabajo que hacer. No me importa cómo lo hagan con tal de que se haga bien". Este líder espera que los subalternos asuman la responsabilidad por su propia motivación, guía y control. Excepto por la estipulación de un número mínimo de reglas, este estilo de liderazgo, proporciona muy poco contacto y apoyo para los seguidores.

Establecimiento de estándares: son unidades de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el controla. Hay tres tipos de estándares en cuanto al método: estadísticos, fijados por la apreciación y los técnicamente elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos

Los cuantitativos: son físicos, de costo, de capital, de ingreso y de programas
Los cualitativos: son de evaluación de la actuación, curvas de comportamiento y perfiles.

Medidas de resultados: Es la comparación del desempeño real de los subalternos con lo esperado.

Corrección: si como resultado de la medición se detectan desviaciones, se debe corregir esas desviaciones y establecer nuevo planes y procedimientos para que se vuelvan a presentar.

Retroalimentación: la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para ello es necesario, que el sistema de información sea funcional y eficiente, pues de esta manera se retroalimenta mas rápidamente al proceso de control.